Wat een automatisch antwoord kan beantwoorden
De vragen die je nu al twintig keer per week beantwoordt, elke keer met dezelfde woorden:
- De prijs en wat erbij zit
- Waar je het koopt, en de link
- Openingstijden en locatie
- Verzending, bezorging en retouren
- Of je nog boekingen aanneemt
- De link naar een gids, menukaart of catalogus
- Hoe je op een wachtlijst komt
- Welk abonnement of welke maat je kiest
Elke vraag wordt een trefwoord met een opgeslagen antwoord. Alles wat niet matcht, komt nog steeds onaangeroerd in je inbox binnen, dus je geeft niet je hele gesprek uit handen aan een robot.
Zo werkt het
Drie stappen, en alleen de middelste stel je zelf in:
- Ze sturen een DM
- Het trefwoord matcht
- Je antwoord gaat de deur uit
Zo werkt matchen op trefwoorden
Standaard matcht een trefwoord als het ergens in het bericht voorkomt, ongeacht hoofdletters en accenten. PRIJS vangt dus “prijs?”, “Wat is de prijs” en “PRIJS GRAAG”. Goede trefwoorden zijn kort en eenduidig:
- prijs
- link
- tijden
- boeken
- verzending
- menu
Gaat het om een heel kort of veelgebruikt woord, zet het dan tussen aanhalingstekens in het trefwoordveld. Een trefwoord tussen aanhalingstekens matcht alleen als het hele bericht dat woord is, dus “ja” gaat af op een bericht dat precies ja is en niet op “ja maar hoe zit het met de bezorging”.
Stel je eerste automatische antwoord in
Ongeveer vijf minuten, vanaf nul:
- 1
Koppel je account
Log in met Meta en kies het zakelijke Instagram-account of de Facebook-pagina. Komently gebruikt de officiële login van Meta, nooit je wachtwoord. - 2
Maak een automatisering voor automatische DM-antwoorden
Kies het type automatisering dat binnenkomende berichten beantwoordt. Dat dekt ook Story-reacties, want die komen binnen als DM's. - 3
Voeg het trefwoord en het antwoord toe
Eén trefwoord, één bericht. Schrijf het zoals je het zelf zou typen en houd het bij een paar regels. - 4
Voeg de extra's toe die je nodig hebt
In de betaalde abonnementen: een knop, een vraag om het e-mailadres vóór de link, een controle of iemand je volgt, of een afbeelding of spraakbericht na het bericht. - 5
Test vanaf een ander account
Stuur jezelf het trefwoord. Het antwoord hoort binnen enkele seconden binnen te komen. Voeg daarna je overige trefwoorden een voor een toe.
Templates voor automatische antwoorden
Kopieer ze en pas de details aan. Kort wint van slim:
Vraag over de prijs
- In de post staat
- “Elke DM met PRIJS erin”
- Zij reageren
- PRIJS
- Komently stuurt
- “Hoi! Alles begint bij $ X, inclusief A, B en C. De volledige lijst staat hier 👉 link. Vraag gerust als je nog iets wilt weten.”
Boeken
- In de post staat
- “Elke DM met BOEKEN erin”
- Zij reageren
- BOEKEN
- Komently stuurt
- “Ja, we nemen boekingen aan. Kies hier een moment dat je uitkomt 👉 link. Het duurt ongeveer twee minuten.”
Waar je het koopt
- In de post staat
- “Elke DM met LINK erin”
- Zij reageren
- LINK
- Komently stuurt
- “Alsjeblieft 👉 link. Gebruik code HELLO10 voor 10% korting op je eerste bestelling.”
Openingstijden
- In de post staat
- “Elke DM met TIJDEN erin”
- Zij reageren
- TIJDEN
- Komently stuurt
- “We zijn open van 9.00 tot 18.00 uur, maandag tot en met zaterdag. Je vindt ons op Voorbeeldstraat 12, en hier is de kaart 👉 link.”
Als een template niet genoeg is
Templates beantwoorden de vraag die je verwachtte. Ze kunnen geen antwoord geven op “verzenden jullie naar Ierland en hoe lang duurt dat”. In de betaalde abonnementen kun je het gesprek overdragen aan AI, die elk antwoord schrijft op basis van een instructie van één regel over je toon en je aanbod, met 50 gesprekken per maand inbegrepen.
De gids over de AI-DM-bot voor Instagram laat zien wat je in die instructie zet en waar de AI moet stoppen en aan jou moet overdragen.
De regels die je moet kennen
Automatische antwoorden zijn toegestaan. Dit zijn de grenzen:
- Zij sturen het eerste bericht. Meta staat een automatisch antwoord alleen toe aan iemand die contact met jou heeft opgenomen. Niets hiervan verstuurt koude DM's.
- Alleen de officiële API. Komently koppelt via de login van Meta. Tools die om je Instagram-wachtwoord vragen, overtreden de voorwaarden en brengen het account in gevaar.
- Versturen gaat gedoseerd. Levert een post honderden berichten tegelijk op, dan komen ze in een wachtrij en worden ze in veilige porties verstuurd in plaats van allemaal tegelijk.
- Eén tool per trefwoord. Twee tools gekoppeld aan hetzelfde account met hetzelfde trefwoord betekent twee antwoorden aan dezelfde persoon.
De gids over accountveiligheid geeft het volledige beeld, ook wat er gebeurt als een post viraal gaat.